Wat is de Eisenhower matrix?
De Eisenhower matrix is gebaseerd op de werkwijze van Dwight D. Eisenhower, de 34e president van de Verenigde Staten. Deze matrix wordt gebruikt om overzicht te krijgen in taken.
Dit doe je door taken in te delen op de thema’s urgentie (hoe snel moet iets gedaan zijn) en belang (hoe belangrijk is de taak).
Hoe gebruik je de Eisenhower matrix? Stap voor stap uitgelegd.
Stap 1: Maak een lijst van al je taken
Schrijf alle taken op die je moet doen. Dit kunnen werktaken zijn, maar ook persoonlijke taken. Later in dit artikel geven we voorbeelden.
Stap 2: Verdeel je taken over de vier kwadranten van de matrix:
- Kwadrant 1 (Urgent en Belangrijk): Doe deze taken direct, want hier krijg je stress van.
- Kwadrant 2 (Belangrijk maar Niet Urgent): Plan deze taken in je agenda, en doe ze voordat ze urgent worden zodat ze geen stress opleveren.
- Kwadrant 3 (Urgent maar Niet Belangrijk): Delegeer deze taken aan anderen als dat mogelijk is.
- Kwadrant 4 (Niet Urgent en Niet Belangrijk): Vermijd deze taken zoveel mogelijk, want ze leiden je af van belangrijke taken
Eisenhower matrix
Een voorbeeld van de Eisenhower matrix
Plannen (het kwadrant waar je in wil zitten!)
Volgende week moet je een verslag inleveren. Je hebt nog een week de tijd en voelt nog geen stress. Deze taak moet je plannen om te doen, voordat de deadline dichtbij komt.
Doen (het stresskwadrant)
Als je de taak uitstelt, wordt hij steeds dringender en komt hij in het "doen" kwadrant terecht, wat stress veroorzaakt.
Sommige taken moeten meteen worden aangepakt, zoals een brandalarm dat afgaat. Dit valt direct in het "doen" kwadrant.
De stress van een naderende deadline kan net zo aanvoelen als het afgaan van een brandalarm. En wanneer er veel taken in het "doen" kwadrant staan, zorgt dat voor erg veel stress.
Delegeer (deze taken hoef jij niet zelf te doen)
De boodschappen moeten gedaan worden. Je huisgenoot heeft op dit moment niets te doen en jij hebt een deadline. Het is dan slim om je huisgenoot te vragen de boodschappen te doen, zodat jij je op je deadline kunt concentreren.
Verwijder (het “onzin” kwadrant)
Er zijn taken die ons afleiden van wat belangrijk is. Zoals een melding op je telefoon die je aandacht vraagt. Veel van die meldingen zijn onbelangrijk en niet urgent. Bijvoorbeeld een melding van social media.
Wanneer je veel taken in het “doen” kwadrant hebt, kan dit zoveel stress veroorzaken waardoor je afleiding gaat zoeken. Deze afleidingen vallen vaak in het kwadrant van “verwijderen”. Dit voelt als een tijdelijke opluchting doordat je je stressvolle taken kunt uitstellen. Maar door bijvoorbeeld op je telefoon te scrollen terwijl je een deadline hebt staan, zul je uiteindelijk nóg meer stress opbouwen.
Door taken te plannen voordat ze urgent worden, kun je deze stress vermijden.
Voordelen van de Eisenhower Matrix
- Verhoogde productiviteit: door te focussen op belangrijke taken, bereik je meer in minder tijd.
- Minder stress: door urgente taken direct aan te pakken en belangrijke taken te plannen, voorkom je stress.
- Betere besluitvorming: je krijgt een helder overzicht van welke taken prioriteit hebben, wat je helpt om betere keuzes te maken.