Snel en slim handelen zorgt er niet alleen voor dat jouw medewerker eerder herstelt, maar het beschermt jouw organisatie ook tegen grote financiële risico’s. Als je de regels van de Wet verbetering poortwachter (WvP) niet precies volgt, kan het UWV je een loon-boete (loonsanctie) opleggen. Het is mogelijk dat je dan tot wel 52 weken extra loon moet doorbetalen.
Dag 1 tot Week 1: De ziekmelding en privacy
Zodra een medewerker belt, wil je natuurlijk weten wat er aan de hand is. Toch moet je hier voorzichtig zijn. Door de privacywet (AVG) mag je als werkgever niets vastleggen over de medische oorzaak. De focus moet liggen op wat iemand nog wél kan. Meld de medewerker tijdig aan bij de arbodienst of bedrijfsarts. Het advies is doorgaans om dit binnen 7 dagen te doen. In de onderstaande tabel zie je wat je wel en niet mag bespreken:
Week 6: De Probleemanalyse als informatiepoort
Rond de zesde week stelt de bedrijfsarts de Probleemanalyse (PA) op. Zie deze analyse als de "informatiepoort" van het traject. De arts is de enige die de medische details kent, maar hij deelt deze niet met jou. In plaats daarvan vertaalt de arts de medische situatie naar "functionele mogelijkheden". Zo weet jij welke taken de medewerker nog wél kan uitvoeren.
De arts kijkt hierbij naar drie belangrijke factoren:
Medische factoren: Wat is de fysieke of mentale belastbaarheid?
Persoonlijke eigenschappen: Denk aan de opleiding, vaardigheden en de werkervaring van de medewerker. Dit helpt je om te zien of iemand ook ander werk in je bedrijf kan doen.
Omgevingsfactoren op het werk: Hoe is de werkplek en hoe is de relatie met collega’s en leidinggevenden?
Week 8: Het Plan van Aanpak (PvA)
Uiterlijk in de achtste week stel je samen met je medewerker het Plan van Aanpak
op. Dit is een levende overeenkomst. Het is geen stoffig document voor in de la, maar een plan dat je minimaal elke zes weken samen bespreekt en bijstelt.
In dit plan leg je minimaal het volgende vast:
Het einddoel: Wat willen jullie bereiken? (Bijvoorbeeld: terugkeer in de eigen functie).
Concrete activiteiten: Wat ga jij doen en wat gaat de medewerker doen om het doel te halen?
De casemanager: Wie houdt de voortgang in de gaten en is het vaste aanspreekpunt?
Evaluatietermijnen: Plan direct de gesprekken in (minimaal elke 6 weken). In deze fase ligt de focus altijd eerst op Spoor 1: herstel en terugkeer binnen jouw eigen organisatie.
Dossieropbouw: Voorkom de loonsanctie
Het UWV kijkt heel streng of jij en je medewerker "voldoende inspanning" hebben geleverd. Er wordt hier gekeken naar het complete dossier. We noemen dit dossier ook wel het re-integratieverslag (RIV). Dit verslag moet je uiterlijk in de 93e week na de eerste ziektedag indienen bij de WIA-aanvraag. Het advies is om dit eerder te doen, het kan aangeleverd worden vanaf de 87e week. Een gebrek aan documentatie is de belangrijkste reden voor een loonsanctie. Als het UWV oordeelt dat het dossier incompleet is of dat je kansen hebt laten liggen, moet je het loon tot een jaar langer doorbetalen. Zorg dus dat elke stap, elk gesprek en elk onderzoek naar passend werk zwart-op-wit staat.
De drie sporen van re-integratie
Om grip te houden, is het goed om het grotere plaatje te kennen. We onderscheiden drie trajecten:
Spoor 1: Terugkeer in de eigen organisatie.
Dit kan in de eigen functie zijn (soms met aanpassingen) of in een andere passende functie binnen jouw bedrijf.
Spoor 2: Re-integratie bij een andere werkgever.
Dit start je op zodra er binnen jouw organisatie geen zicht meer is op herstel binnen 3 maanden. Dit moet uiterlijk 6 weken na de Eerstejaarsevaluatie worden ingezet (dus rond week 58).
Spoor 3: Re-integratie na twee jaar ziekte.
Dit is de fase waarin de medewerker een WIA-uitkering krijgt. Als jij eigenrisicodrager bent, blijf je verantwoordelijk voor de re-integratie.
Hoe Peijnenburg Re-integratie structuur biedt vanaf dag 1
Het begeleiden van een zieke medewerker is ingewikkeld en kost veel tijd. Peijnenburg Re-integratie helpt je om vanaf de eerste dag grip te houden. Onze re-integratiecoach werkt als een expert die jou volledig ontzorgt en adviseert. De voordelen van een coach van Peijnenburg:
- Kennis van wettelijke termijnen: We kennen de belangrijke momenten binnen de Wet verbetering poortwachter (zoals de weken 6, 8, 42, 52, 58, 87-93 en 93-100).
- Vertaling naar werk: We vertalen de "functionele mogelijkheden" van de arts naar concreet en passend werk.
- Waterdicht dossier: We ondersteunen je bij de opbouw van het re-integratieverslag (RIV) om een sanctie (boetes) te voorkomen.
- Risico’s verkleinen: We minimaliseren het gevaar van dure loonsancties door altijd de juiste stappen te zetten.
